Conformité au RGPD : exigences, réglementation et bonnes pratiques
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DPO Consulting Rejoint Grant Thornton
Entré en vigueur en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a permis d’initier une uniformisation de la réglementation en la matière au sein de l’Union européenne. Le défi derrière ce texte était de proposer un ensemble cohérent pour les États membres, mais également de faire coexister des règles applicables tant aux acteurs publics qu’aux acteurs privés, aussi bien pour les TPE/PME que pour les multinationales.
À ce titre, le RGPD se veut responsabilisant vis-à-vis des responsables de traitement et des sous-traitants, impliquant une mobilisation de chacun afin de faire respecter le cadre protecteur des données personnelles.
L’une des difficultés du RGPD réside dans le fait que, pour une fois, les responsables maires, dirigeants, médecins, avocats et plus largement tous les acteurs traitant des données personnelles, ne peuvent pas déléguer entièrement ce sujet. Ils restent véritablement acteurs du déploiement de la protection des données personnelles qu’ils traitent et de son respect.
Finalement quelles sont les principales actions à prendre en charge vis-à-vis du RGPD ?
Le principe d’accountability, introduit par le RGPD, impose aux organismes de démontrer à tout moment leur conformité à la réglementation.
L’accountability marque un changement fondamental : il ne s’agit plus seulement de respecter les règles, mais de pouvoir en justifier activement.
Le respect du principe de responsabilité implique la tenue d’un registre des traitements pour les activités de traitement de données personnelles réalisées en tant que responsable de traitement ou sous-traitant.
Ce registre est obligatoire notamment pour les organisations de plus de 250 salariés ou lorsque les traitements ne sont pas occasionnels ou encore lorsqu’ils portent sur des données sensibles ou présentent un risque pour les droits et libertés des personnes.
Le registre des traitements est en réalité une cartographie dans laquelle sont attendues un certain nombre d’informations, notamment :
• Les finalités des traitements
• Les données traitées
• Les bases légales des traitements de données personnelles
• Les durées de conservation des données traitées
• Les personnes concernées par les traitements de données personnelles
• L’identité du responsable de traitement
• Les destinataires des données personnelles
• Les transferts en dehors de l’Union Européenne
• Les mesures de sécurité en place
Se mettre en conformité avec le RGPD est est une démarche progressive qui s’inscrit dans la durée et qui s’articule autour de plus grandes étapes complémentaires.
Avant toute action, il est indispensable de réaliser un état des lieux permettant d’identifier les écarts entre les pratiques actuelles de l’organisme et les exigences du RGPD. Cette évaluation initiale permet de :
• Identifier les traitements de données personnelles existants
• Mesurer le niveau de maturité de l’organisation en matière de protection des données
• Prioriser les actions à mener en fonction des risques identifiés
Ce diagnostic constitue la feuille de route de l’ensemble du projet de mise en conformité au RGPD.
DPO Consulting accompagne les entreprises de toute taille dans la réalisation d’un audit de conformité afin de s’inscrire dans une démarche efficiente de mise en conformité au RGPD.
La cartographie des données consiste à recenser précisément l’ensemble des traitements de données personnelles réalisés par l’organisme, ainsi que leur cycle de vie : collecte, utilisation, stockage, partage et suppression. Elle permet notamment de :
• Identifier les catégories de données traitées (données courantes, sensibles, relatives à des infractions, etc.)
• Localiser les flux de données, y compris les transferts internationaux
• Repérer les traitements à risque nécessitant une vigilance particulière
Cette étape nourrit directement le registre des traitements évoqué précédemment.
Une fois la cartographie réalisée, l’organisme doit formaliser un socle documentaire permettant d’encadrer ses pratiques et de démontrer sa conformité au RGPD.
Le RGPD impose la mise en place de mesures de sécurité proportionnées aux risques identifiés. Cela peut inclure :
• Le chiffrement et la pseudonymisation des données
• La gestion des accès et des habilitations
• La sauvegarde et la restauration des données en cas d’incident
• La sensibilisation des équipes aux bonnes pratiques de sécurité
Ces mesures doivent être réévaluées régulièrement afin de rester adaptées à l’évolution des risques.
La conformité au RGPD n’est pas un état figé : elle nécessite un suivi continu. Cela implique :
• La réalisation d’audits internes réguliers
• La mise à jour du registre des traitements et de la documentation
• Le suivi des évolutions réglementaires et jurisprudentielles
• L’intégration du RGPD dans les projets dès leur conception (privacy by design)
Un pilotage rigoureux permet d’anticiper les risques et de faire vivre la conformité au sein de l’organisation.
Au-delà des grandes étapes de mise en conformité, le RGPD repose sur un socle de principes fondamentaux, énoncés notamment à l’article 5 du règlement, que toute organisation doit respecter dans le cadre de ses traitements de données personnelles.
Pour le traitement de données personnelles, le RGPD prévoit un socle de six bases légales :
• Le consentement de la personne concernée
• L’exécution d’un contrat
• Le respect d’une obligation légale
• La sauvegarde des intérêts vitaux
• L’exécution d’une mission d’intérêt public
• L’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement
Le choix de la base légale doit être documenté dans le registre des traitements, notamment parce que ce choix conditionne les droits applicables aux personnes concernées.
Les données collectées doivent être pertinentes au regard des finalités poursuivies. Ainsi, les entreprises et les organisations doivent limiter la collecte de données à celles qui sont strictement nécessaires pour atteindre l'objectif identifié au préalable. En effet, les données collectées ne peuvent être utilisées que pour les finalités déterminées, explicites et légitimes.
Les organismes doivent également veiller à ce que les données traitées soient exactes et, le cas échéant, tenues à jour. Elles ne doivent par ailleurs pas conservées les données collectées au-delà de la durée nécessaire aux finalités du traitement. En parallèle, elles doivent déployer les moyens et les mesures nécessaires pour garantir leur sécurité, leur intégrité et leur confidentialité.
Ce principe central du RGPD renvoie à la notion d’ « accountability ». En pratique, les organisations et les entreprises doivent non seulement respecter les exigences du RGPD, mais également être en mesure de démontrer, à tout moment et sur demande de l’autorité de contrôle, qu’elles s’y conforment effectivement.
A lire : Comprendre le RGPD : les fondamentaux pour une conformité durable
Avoir un registre des traitements ne suffit pas à démontrer pleinement sa mise en conformité. En ce sens, il est important d’ajouter un socle commun de documentation.
Cela implique notamment :
• Une procédure de gestion des demandes d’exercice de droits
• Une procédure de gestion des violations de données personnelles
• Une politique générale de protection des données personnelles
• Une politique de conservation des données personnelles
Vous pouvez ensuite ajouter des clauses RGPD et de confidentialité dans vos règlements intérieurs, chartes informatiques ou diverses politiques du personnel, par exemple.
Les responsables de traitement doivent encadrer les relations avec les sous-traitants avec lesquels ils travaillent et s’assurer qu’ils présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles.
À ce titre, lorsqu’un organisme fait appel à un prestataire traitant des données pour son compte, il doit :
• Cartographier ses sous-traitants
• Signer un contrat conforme à l’article 28 du RGPD avec ses sous-traitants
• Vérifier les garanties offertes par le sous-traitant pour les données qu’il traite pour son propre compte
• Contrôler le respect des obligations en matière de sécurité et de confidentialité
Il convient de préciser que les sous-traitants sont eux-mêmes soumis à des obligations propres en matière de protection des données.
L’encadrement de la sous-traitance intervient donc avant la contractualisation avec l’organisme mais également pendant et après en posant des règles claires sur l’utilisation de la donnée et les modalités d’exécution des traitements.
Ainsi, la conformité de la sous-traitance demeure un enjeu majeur pour les responsables de traitement mais également pour les sous-traitants sur le plan stratégique.
La transparence de l’information est un principe directeur du RGPD.
Les organismes doivent fournir aux personnes concernées par les traitements mis en œuvre sur leurs données personnelles, une information claire, accessible et compréhensible sur :
• Les finalités du traitement
• La base légale
• Les destinataires des données
• Les droits des personnes et les moyens de les exercer
• La possibilité de déposer une réclamation auprès de la CNIL
• Les éventuels transferts hors Union européenne
Cette information est généralement fournie via des politiques de confidentialité ou des mentions d’information.
Dans leur démarche de mise en conformité au RGPD, les entreprises et les organisations peuvent faire face à des difficultés opérationnelles. Les principaux défis sont :
• Le manque de ressources internes dédiées: de nombreuses structures ne disposent pas d’un DPO ou d’une équipe conformité en interne. Le recours à un DPO externalisé permet de bénéficier d’une expertise dédiée sans mobiliser de ressources supplémentaires en interne.
DPO consulting propose aux entreprises de toute taille, de la TPE-PME à l’entreprise multinationale, une offre de DPO externalisé.
• La dispersion des données personnelles dans de multiples systèmes et outils: cette situation complexifie le travail de cartographie. Néanmoins, la mise en place d’un outil de gestion de la conformité, tel qu’un logiciel RGPD, facilite le recensement et la mise à jour continue des traitements.
• La multiplication des sous-traitants et prestataires: elle complexifie le contrôle de la chaîne de sous-traitance. La formalisation de contrats conformes à l’article 28 et la réalisation d’audits réguliers permettent de sécuriser ces relations.
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• Le manque d’implication des équipes en interne: la formation et la sensibilisation régulières des collaborateurs constituent un levier essentiel pour ancrer une véritable culture de la protection des données.
DPO Consulting propose des programmes de formation sur mesure, en présentiel ou à distance, pour les DPO et l'ensemble des collaborateurs.
• L’évolution constante du cadre réglementaire et de la jurisprudence: les réglementations relatives à la conformité au RGPD évoluent régulièrement, à travers les recommandations de la CNIL, les décisions du Comité européen de la protection des données ou la jurisprudence. Une veille juridique active, idéalement assurée par des experts, permet d’anticiper ces évolutions et d’adapter les pratiques en conséquence.
Pour s'inscrire dans une logique d’amélioration continue et de durabilité au regard de la conformité au RGPD, les entreprises et les organisations peuvent s’approprier un certain nombre de bonnes pratiques :
• Adopter une approche de privacy by design et by default pour intégrer la protection des données dès la conception des projets, produits et services.
• Désigner un DPO interne ou externe en charge de coordonner la démarche, de faire le lien avec les équipes opérationnelles et les autorités compétentes, comme la CNIL en France.
• Mettre en place une gouvernance claire qui délimite clairement les rôles et les responsabilités entre les différentes parties prenantes.
• Réaliser des audits et des revues périodiques ain de vérifier l’efficacité des mesures mises en place et d’ajuster la démarche si nécessaire.
• S’appuyer sur des outils dédiés pour centraliser la documentation, automatiser certains contrôles et faciliter le pilotage de la conformité dans la durée.
• Entretenir une veille réglementaire active pour anticiper les évolutions du RGPD et des textes connexes (AI Act, e-privacy, etc.).
DPO Consulting met son expertise au service de la conformité RGPD au travers d’une large offre de services adaptés à toutes les entreprises, de la TPE-PME aux grands groupes internationaux et du CAC40.
La conformité ne peut être atteinte sans une sensibilisation des équipes.
Les organismes doivent :
• Former leurs collaborateurs aux bonnes pratiques
• Sensibiliser aux risques liés aux données personnelles
• Mettre en place des procédures internes claires
Le facteur humain étant une source majeure de risques, la formation constitue un levier essentiel de conformité et de sécurité. En effet, chaque personne est un maillon essentiel au respect de la conformité d’un organisme.
Les sites internet, applications et plateformes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment :
• La collecte licite des données (formulaires, cookies, etc.)
• La mise en place de bandeaux cookies conformes
• La sécurisation des données collectées
• L’intégration de mentions d’information visibles et complètes
• La présence de politiques précises : politique de confidentialité, politique cookies, articles RGPD pour vos mentions légales et CGU/CGV
La conformité de vos sites internet et applications est particulièrement importante, notamment dans la mesure où des contrôles peuvent être réalisés par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, à la suite d’un signalement, d’une plainte ou dans le cadre de campagnes de vérification.
Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l’Union européenne, des garanties spécifiques doivent être mises en place.
Cela peut inclure :
• Les décisions d’adéquation de la Commission européenne
• Les clauses contractuelles types
• Des mesures complémentaires de sécurité
Les personnes concernées doivent également être informées de ces transferts, de leur destination et des garanties associées.
Certains traitements peuvent présenter des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.
Dans ce cas, il est nécessaire de réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
Cette évaluation permet :
• D’identifier les risques physiques, moraux, financiers pour les personnes concernées
• De mettre en place des mesures de réduction du risque
• De garantir un traitement conforme et sécurisé
Le respect du RGPD et, plus largement, de la protection des données personnelles constitue un investissement stratégique à long terme, participant directement à la confiance accordée par les utilisateurs et à l’image de votre structure.
Il est fortement recommandé de se faire accompagner par des experts afin de structurer une démarche de conformité adaptée, progressive et pérenne.
Il convient également de rappeler que ce document n’a pas vocation à présenter une liste exhaustive des obligations. Certains traitements spécifiques, notamment ceux impliquant des données sensibles (comme dans le domaine de la santé ou du bien-être), nécessitent la mise en œuvre de mesures complémentaires.
Enfin, la conformité réglementaire ne peut être pleinement efficace sans une politique de cybersécurité robuste. La protection des données repose autant sur le respect des règles juridiques que sur la capacité à prévenir les menaces techniques actuelles.
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Pour une entreprise, la conformité au RGPD renvoie au respect de l’ensemble des obligations prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données dans le cadre des traitements de données personnelles qu’elle met en œuvre, que ce soit en tant que responsable de traitement ou en tant que sous-traitant.
Les principales exigences du RGPD reposent sur des principes essentiels : la licéité, loyauté et transparence ; la minimisation des données ; la limitation des finalités ; la conservation, l’exactitude, l’intégrité, la confidentialité des données ; la notion de responsabilité (accountability), ainsi que sur des obligations concrètes telles que la tenue d’un registre des traitements ou la réalisation d’analyses d’impact lorsque nécessaire.
Le RGPD s’applique également aux organismes situés hors de l’Union européenne dès lors qu’ils sont amenés à traiter des données personnelles de personnes se trouvant sur le territoire de l’UE, et plus particulièrement lorsque ces organismes leur proposent des biens ou services, ou qu’ils suivent leur comportement.
Le non-respect du RGPD peut exposer l’organisation à des sanctions prononcées par les autorités de contrôle compétentes, telles que la CNIL en France. Ces sanctions peuvent notamment prendre la forme d’amendes administratives significatives. Au-delà de ce risque financier, un manquement peut également porter atteinte à la réputation de l’organisme et à la confiance de ses clients et partenaires.
Le registre des traitements est un document qui recense l’ensemble des traitements de données personnelles réalisés par un organisme, ainsi que les informations essentielles associées (finalités, données traitées, durées de conservation, mesures de sécurité, etc.). Ce registre permet de démontrer la conformité au RGPD, notamment lors d’un contrôle.
Si le RGPD n’impose pas de format de formation précis, la sensibilisation et la formation des collaborateurs sont indispensables pour assurer une conformité effective. Encore aujourd’hui, le facteur humain est la principale source de risque en matière de protection des données.
La certification RGPD est un mécanisme, prévu par le règlement, permettant de démontrer la conformité d’un traitement ou d’un organisme. Il prend la forme d’un label délivré par un organisme certificateur accrédité, mais n’est pas obligatoire. Il s’agit d’une démarche volontaire qui contribue toutefois à renforcer la confiance des clients et partenaires.
Aucune fréquence n’est imposée par le RGPD, mais il est fortement recommandé de revoir régulièrement son programme de conformité. La fréquence idéale est d’une fois par an et à chaque évolution significative des traitements, des outils utilisés ou du cadre réglementaire.
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