Guide de conformité au RGPD (Règlement général sur la protection des données) : tout ce que vous devez savoir en 2025
Tous les secteurs sont soumis à un contrôle réglementaire, ce qui exerce une pression énorme sur les organisations pour qu'elles réagissent rapidement afin de garantir la conformité en matière de protection des données. Qu'il s'agisse de secteurs fortement réglementés tels que les services financiers ou de secteurs soumis à une surveillance réglementaire plus légère comme le commerce de détail, l'impératif de respecter les réglementations reste primordial. Cette année marque un engagement financier important de la part des entreprises et des petites entreprises en faveur de la conformité au règlement général sur la protection des données. Selon SCG, un total de 22,7 milliards d'euros ont été déboursés en raison de violations des exigences du RGPD.
Pour naviguer dans le paysage de la conformité, les entreprises doivent adopter une approche proactive, dans le cadre de laquelle les entreprises doivent répondre à des conditions exigeantes, voire complexes, afin d'atténuer les risques et de préserver leur réputation. Dans ce guide du RGPD, nous explorons les subtilités de la mise en conformité avec le RGPD ; nous explorons les principaux points réglementaires, nous mettons en lumière l'impact de la réglementation sur les entreprises qui collectent des données sur les personnes dans l'UE et nous expliquons les principes du RGPD, dans le but de fournir des informations exploitables pour votre entreprise.
Adoptée par l'Union européenne (UE) en 2018, le RGPD est la loi sur la confidentialité et la sécurité la plus stricte au monde. Il s'agit de l'une des réglementations les plus méticuleuses, avec des règles qui concernent tous les aspects du traitement des données. Le RGPD prône la légalité, l'ouverture et l'équité de la collecte et du traitement des données, tout en garantissant la confidentialité des responsabilités des clients et des organisations dans le cadre de ces procédures. Bien qu'adopté par l'UE, le respect du RGPD s'applique universellement, à condition que les entreprises ciblent ou collectent des données relatives à des personnes de la région de l'UE. Ce cadre réglementaire est conçu pour responsabiliser les individus en leur permettant de mieux contrôler leurs informations personnelles et la manière dont elles sont utilisées par les entreprises, renforçant ainsi leur autonomie.
Le RGPD a revu la façon dont les entreprises traitent les données personnelles. Le règlement souligne la position ferme de l'Europe en matière de confidentialité et de sécurité des données, en particulier à une époque où les gens font de plus en plus confiance aux services cloud et aux sites Web avec leurs données personnelles et où les violations se produisent à une fréquence alarmante. C'est bien plus qu'un simple cadre, c'est une loi qui complique l'exploitation des données personnelles privées à des fins lucratives. Cependant, la mise en conformité avec le RGPD en matière de sécurité est une tâche formidable à la fois pour les grandes entreprises et petites entreprises parce que c'est vaste portée mais il ne contient pas de directives détaillées.
Les dernières années ont montré que notre dépendance à l'égard des données s'est considérablement accrue, les individus divulguant habituellement des informations personnelles sur des plateformes numériques. Nous savons maintenant que le RGPD est un ensemble complet de lois de conformité relatives à la protection des données qui s'appuie sur des principes établis et a entraîné des changements importants, mais qu'est-ce que la conformité au RGPD exactement ?
La conformité au RGPD implique qu'une organisation adhère aux normes stipulées pour le traitement des données personnelles, telles que définies dans le 99 articles. Cet ensemble complet de lois de conformité et de protection des données explique comment se conformer au RGPD, qu'il s'agisse d'obtenir le consentement individuel, de garantir la mise en place de mesures de sécurité des données ou même de mettre en œuvre des procédures fournissant des avis de confidentialité transparents concernant les activités de collecte de données destinées aux individus.
Il est essentiel de comprendre que la conformité au RGPD ne s'applique pas uniquement aux clients. PwC, par exemple, a été condamné à une amende 150 000€ par l'Autorité grecque de protection des données (DPA) pour ne pas avoir suivi avec diligence les exigences du RGPD et avoir mal géré les données des employés. En raison de la relation inégale entre les employeurs et les employés, il a été jugé inapproprié pour le cabinet comptable d'utiliser le consentement pour traiter des données personnelles.
Obtenir un RGPD certification de conformité est une bonne mesure à prendre pour les organisations, quelles que soient leur taille et leur secteur d'activité. Cette décision indique aux clients actuels ou potentiels ainsi qu'aux employés que leurs informations personnelles sont entre de bonnes mains. L'intégration de lois strictes en matière de confidentialité permettra non seulement de protéger l'image de votre entreprise, mais aussi d'éviter de lourdes amendes d'être imposé.
L'intention qui sous-tend la création du RGPD était de faciliter harmonisation de la législation sur la confidentialité des données dans tous les États membres de l'UE. Sur la base du droit à la vie privée inscrit dans la Convention européenne des droits de l'homme de 1950, l'UE a adopté la directive européenne sur la protection des données en 1995, établissant des normes minimales de confidentialité et de sécurité des données. Suite à l'approbation du Parlement européen, le RGPD a été promulguée en 2016, imposant l'adhésion de toutes les organisations à compter du 25 mai 2018.
Le RGPD propose des définitions complètes pour une variété de termes juridiques :
Si vous souhaitez traiter des données, vous devez respecter les sept principes de protection des données décrits dans Article 5.1-2:
La légalité vous oblige à éviter de dissimuler intentionnellement des informations sur la nature ou la finalité de votre collecte de données. L'équité, quant à elle, garantit que les données collectées sont traitées de manière responsable et qu'elles ne sont pas utilisées à mauvais escient. Les deux concepts sont étroitement liés au RGPD. Voici quelques raisons valables pour le traitement des données :
Ce second principe garantit que les données ne sont utilisées que pour des raisons légitimes et explicitement énoncées. Ces objectifs doivent être clairement définis et communiqués aux individus par le biais d'un avis de confidentialité. Tout écart par rapport à ces objectifs nécessite le consentement explicite de la personne, à moins qu'il n'y ait une obligation légale ou une fonction clairement définie. Dans certains cas, l'organisation peut utiliser les données dans un but compatible avec l'objectif initial et auquel la personne pouvait raisonnablement s'attendre. C'est à ce moment qu'une « évaluation de compatibilité » doit être réalisée pour garantir une conformité continue au RGPD.
La minimisation des données consiste à collecter et à traiter uniquement la quantité de données nécessaire pour atteindre votre objectif initial. Un exemple serait de recueillir des informations relatives à l'envoi de newsletters aux abonnés, telles que leurs adresses e-mail et non leurs numéros de téléphone ou adresses personnelles, qui ne sont pas utiles pour atteindre votre objectif.
Des audits réguliers et le nettoyage de vos données vous aideront à vous mettre en conformité avec le RGPD. Il est de la responsabilité de votre entreprise de maintenir l'exactitude et la mise à jour des données personnelles.
Vous ne devez conserver les données d'identification personnelle que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont destinées. En vertu du RGPD, les raisons de la durée de conservation de chaque donnée stockée doivent être fournies. Il est conseillé de fixer des périodes de conservation des données pour se conformer à cette politique de limitation de stockage. Vous devez également définir un délai standard pour les données pseudonymisées qui ne sont pas utilisées activement. Cela signifie que les données ont été modifiées, ce qui rend difficile l'identification d'une personne en particulier. Les noms peuvent être remplacés par des chiffres ou les adresses e-mail peuvent être partiellement obscures. Même si certaines informations d'identification sont supprimées des fichiers, elles peuvent toujours être considérées comme des données personnelles soumises à des réglementations telles que le RGPD. Par conséquent, il est préférable de conserver ces données dans un délai clairement défini, conformément à une politique de conservation des données. Cette approche proactive atténue les risques potentiels et les conséquences juridiques associés à la non-conformité ou à la divulgation involontaire de telles informations.
Pour protéger les données, vous devez vous assurer qu'elles sont sécurisées, intactes et privées. Cela implique de prendre des mesures telles que le cryptage. Le RGPD exige que vous préserviez l'intégrité et la confidentialité des données, en les protégeant contre tout accès ou perte non autorisés ou illégaux. Cela nécessite une planification minutieuse et une surveillance active pour éviter toute perte ou tout dommage accidentel.
Le responsable du traitement des données doit démontrer qu'il respecte les principes du RGPD. Les régulateurs sont conscients que les organisations peuvent prétendre être en conformité sans pour autant respecter les règles. C'est pourquoi la responsabilité est cruciale : vous devez disposer de mesures et d'enregistrements pour prouver votre conformité aux principes de traitement des données. Les autorités de surveillance peuvent demander ces preuves chaque fois que cela est nécessaire. Une documentation appropriée est essentielle car elle établit une piste pour les audits et vous permet de démontrer votre responsabilité en cas de besoin.
La portée matérielle nécessite que les données en question soient prises en compte données personnelles. Ce terme est défini et discuté plus en détail dans Article 4, paragraphe 1 du RGPD : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable relève du RGPD, y compris les données pseudonymisées.
Le RGPD réglemente les activités des responsables du traitement ou des sous-traitants présents en Europe, désignés par le terme « établissement ». Cela signifie que le RGPD s'applique généralement si votre entreprise a son siège social en Europe ou si elle maintient une présence en Europe tout en opérant depuis l'extérieur du continent. Il existe toutefois des exceptions à cette règle, qui nécessitent un examen attentif.
Si votre entreprise a son siège social en Europe, le RGPD s'applique généralement. De même, si votre entreprise exerce ses activités en dehors de l'Europe mais possède un établissement en Europe, le RGPD englobe cet établissement. Le RGPD s'applique également aux entreprises qui ne sont pas établies en Europe si elles proposent des biens ou des services aux Européens. Cela signifie que si votre entreprise opère en dehors de l'Europe mais s'adresse ou a l'intention de répondre à des clients européens, le respect des réglementations du RGPD devient obligatoire lors du traitement de ses données personnelles. La présence ou l'absence de bureaux, d'employés ou d'infrastructures physiques en Europe n'affecte pas la détermination de l'applicabilité du RGPD.
Les autorités réglementaires peuvent prendre en compte divers facteurs pour déterminer si une entreprise cible des particuliers en Europe. Ces facteurs peuvent inclure la langue utilisée sur votre site Web, la devise utilisée pour les transactions ou la disponibilité des services d'expédition vers l'Europe. Même si vous n'êtes pas présente en Europe ou si vous n'avez pas l'intention d'engager des clients européens, le respect du RGPD peut s'avérer nécessaire si votre entreprise surveille le comportement des utilisateurs européens. Le RGPD apporte des éclaircissements dans Considérant 24, la définissant comme des activités telles que le suivi des individus en ligne, l'utilisation de techniques de traitement des données personnelles pour le profilage et la prise de décisions ou de prévisions concernant leurs préférences, leurs comportements ou leurs attitudes.
Le Comité européen de la protection des données (EDPB) fournit des exemples d'activités qui pourraient constituer la surveillance du comportement des individus, notamment la publicité comportementale, la géolocalisation à des fins de marketing, le suivi en ligne via des cookies, des analyses de santé personnalisées, la surveillance par vidéosurveillance, des études de marché basées sur des profils individuels et le suivi ou la production de rapports sur la santé des personnes.
Les individus ont le droit de connaître certains détails sur la manière dont leurs données personnelles sont traitées. Cela inclut des informations sur les données collectées, pourquoi elles sont collectées, qui les collecte, combien de temps elles sont conservées, comment déposer une plainte et si elles sont partagées avec d'autres personnes. Plus précisément, les responsables du traitement des données doivent fournir des informations telles que leurs coordonnées, la finalité du traitement des données, la base juridique du traitement, l'implication de tiers, la durée de conservation des données, les droits des personnes concernées, les procédures de plainte et si la fourniture de données est obligatoire. Toutes ces informations doivent être communiquées de manière claire et simple.
Les responsables du traitement doivent s'assurer que les personnes concernées reçoivent des informations facilement compréhensibles concernant leurs données personnelles. Ces informations peuvent être communiquées sous forme écrite, électronique ou orale sur demande. En outre, les responsables du traitement doivent activer les droits des personnes concernées et répondre aux demandes dans un délai d'un mois, avec une extension possible de deux mois pour les cas complexes. S'ils ne sont pas en mesure de répondre à une demande, les responsables du traitement doivent en informer rapidement la personne concernée et fournir les raisons de l'incapacité d'agir. Les informations devraient généralement être fournies gratuitement, sauf si les demandes sont jugées excessives ou infondées, auquel cas des frais raisonnables peuvent être facturés ou la demande refusée. Des informations supplémentaires peuvent être demandées à des fins de vérification d'identité. Des icônes normalisées peuvent être utilisées pour résumer les activités de traitement des données, le contenu représenté par ces icônes étant déterminé par la Commission.
Lorsqu'une entreprise collecte vos informations personnelles, elle est obligée de vous informer sur plusieurs aspects clés, comme indiqué dans L'article 13 du RGPD :
Lors de l'acquisition de données personnelles auprès d'une source autre que l'individu, le responsable du traitement est tenu de fournir des informations spécifiques à l'individu. Cela inclut les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement des données, les catégories de données et les éventuels transferts internationaux de données. En outre, ils doivent fournir des informations sur la conservation des données, les motifs juridiques du traitement et les droits de l'individu en matière de données. Cette divulgation doit avoir lieu dans un délai raisonnable et avant tout traitement ultérieur des données.
Les employés, les clients ainsi que toutes les personnes dont les données sont traitées indirectement, comme les sous-traitants ou les fournisseurs, ont tous le droit de demander l'accès à leurs informations personnelles auprès de l'organisation. L'organisation, à son tour, doit ensuite fournir une copie des données personnelles de l'individu ainsi que des détails tels que la finalité du traitement, les types de données personnelles traitées, les destinataires des données, la période de conservation des données, les droits du RGPD, des informations sur la prise de décision automatisée et la source des données.
Le droit de rectification permet aux personnes de demander la mise à jour de toute donnée inexacte ou incomplète. Si l'entreprise en question vérifie l'inexactitude. Ils doivent ensuite confirmer l'inexactitude et apporter les corrections nécessaires. La bonne mise en œuvre de cette méthode pose des défis opérationnels aux organisations, car la rectification d'un ensemble de données peut avoir un impact sur l'ensemble de la base de données.
Le droit à l'oubli, ou droit à l'effacement, permet aux individus de demander la suppression de leurs données personnelles dans certaines situations :
Saviez-vous que les utilisateurs peuvent demander à une organisation de limiter l'utilisation de leurs données personnelles ? Voici quelques situations dans lesquelles l'organisation doit arrêter le traitement :
La portabilité des données est un nouveau droit pour les utilisateurs qui leur permet d'obtenir leurs données personnelles auprès d'une entreprise dans un format facile à lire pour les machines. Ils peuvent également demander que leurs données soient envoyées directement à une autre organisation. Cependant, il est important de noter que cela ne s'applique qu'aux données qu'ils ont déjà communiquées à l'organisation et que cela dépend du fait que le traitement soit automatisé ou non. Cela inclut des données sur leurs actions, telles que l'historique des recherches, les données de localisation et les visites de sites Web.
Le droit d'opposition permet aux utilisateurs de s'opposer au traitement de leurs données personnelles dans des situations spécifiques, en fonction de la raison et de la manière dont elles sont traitées. Ils peuvent également s'opposer au traitement sur la base d'intérêts légitimes ou de missions publiques.
Le RGPD dispose de réglementations strictes pour le traitement des données personnelles sans intervention humaine. Cela inclut diverses formes de profilage, telles que l'évaluation des performances au travail, de la situation économique, de la santé, des préférences et du comportement, s'il a un impact juridique significatif sur les individus. Ces règles ne s'appliquent pas si le traitement est nécessaire à un contrat, autorisé par la loi ou basé sur un consentement explicite.
Il est de la responsabilité du responsable du traitement d'informer les destinataires des données personnelles de toute révision ou suppression effectuée, sauf si ces actions présentent une difficulté excessive ou nécessitent des efforts excessifs. Sur demande, ils doivent également communiquer ces modifications à la personne concernée.
Les réglementations de l'Union ou des États membres ont le pouvoir de limiter les obligations et les droits énoncés dans Les articles 12 pour 22 et L'article 34, ainsi que L'article 5, à condition qu'ils respectent les droits fondamentaux et soient jugés nécessaires pour :
Ces réglementations doivent inclure des dispositions spécifiques concernant :
Établissez la justification légale (consentement, contrat, obligation légale ou intérêts vitaux) pour chaque cas de collecte et de traitement de données en identifiant et en documentant le fondement juridique de chaque activité de traitement des données entreprise par votre organisation.
Ne collectez que les données personnelles essentielles à vos fins commerciales.
Assurez-vous que votre organisation ne conserve aucune donnée plus longtemps que nécessaire. Une fois la période de conservation terminée, mettez en œuvre des procédures pour supprimer les données en toute sécurité.
La réglementation oblige les entreprises à fournir des avis de confidentialité clairs expliquant la collecte, l'utilisation et la sécurité des données. Les entreprises devraient également permettre aux particuliers de consulter facilement leurs données et d'exercer ces droits :
Le RGPD impose aux entreprises un délai d'un mois pour répondre aux demandes des personnes concernées. Si un utilisateur demande l'accès aux données que vous détenez à son sujet, vous aurez un mois pour répondre en fournissant une copie de ses données dans un format couramment utilisé et lisible par machine. De même, vous disposez d'un mois pour corriger toute donnée inexacte ou incomplète si un utilisateur en fait la demande. Ce délai s'étend à d'autres droits tels que l'effacement, la restriction du traitement et la portabilité des données. Le délai peut être étendu à deux mois supplémentaires si la demande est complexe ou si deux demandes nombreuses ont été faites. Si tel est le cas, vous devez informer la personne concernée de cette prolongation dans le délai d'un mois.
Pour garantir la conformité au RGPD, donnez la priorité à la sécurité des données. Mettez en œuvre des mesures robustes telles que le cryptage pour brouiller les données pour un accès autorisé uniquement. Restreignez les personnes autorisées à accéder aux données personnelles grâce à des contrôles d'accès. Sauvegardez régulièrement vos données pour garantir leur restauration en cas d'incident. Enfin, élaborez un plan complet de réponse aux incidents pour identifier, traiter et signaler efficacement les violations de données.
Le RGPD promeut une approche proactive de la protection des données, encourageant les entreprises à intégrer les considérations relatives à la confidentialité des données dès le début de tout projet. Ce principe de « protection de la vie privée dès la conception » met l'accent sur plusieurs stratégies. Tout d'abord, la minimisation des données se concentre sur la collecte des données personnelles essentielles réellement nécessaires à la réalisation des objectifs de votre projet. La limitation des finalités nécessite de définir clairement pourquoi vous collectez des données et de vous assurer qu'elles ne sont utilisées qu'à cette fin spécifique. La pseudonymisation des données, en revanche, encourage l'utilisation d'alternatives non identifiables dans la mesure du possible, minimisant ainsi les risques pour la confidentialité. Enfin, Évaluations d'impact sur la confidentialité (PIA) sont essentiels pour analyser les nouveaux projets et identifier les risques potentiels liés à la confidentialité des données qui pourraient devoir être traités avant leur lancement.
Le personnel doit être informé des réglementations du RGPD par le biais d'une formation complète. Cette formation devrait couvrir les éléments essentiels : comprendre les principes du RGPD, identifier les données personnelles, suivre les procédures de traitement des données et reconnaître et signaler les violations de données.
Le succès de la conformité au RGPD dépend du choix du fournisseur avec lequel travailler. Lorsque vous utilisez des services tiers qui traitent des données personnelles, assurez-vous qu'ils sont conformes au RGPD. Évaluez leurs pratiques de sécurité ainsi que leurs accords de traitement des données et évaluez leur capacité à traiter les demandes des personnes concernées.
Lors du transfert de données en dehors de l'UE, le RGPD exige de s'assurer que le pays destinataire offre une protection adéquate des données. Les clauses contractuelles types (SCC) préapprouvées proposent une méthode, tandis que les règles d'entreprise contraignantes (BCR) permettent aux entreprises multinationales d'établir des règles internes de transfert de données.
Démontrez votre engagement à l'égard du RGPD en tenant des registres clairs de vos efforts de conformité. Cela comprend un inventaire des données répertoriant toutes les données personnelles que vous collectez, un registre des activités de traitement (ROPA) détaillant vos actions de traitement des données et des politiques et procédures documentées relatives à la confidentialité des données.
Tirez parti de l'expertise d'un délégué à la protection des données (DPO). Ils peuvent vous aider à mettre en œuvre les exigences du RGPD, à résoudre les problèmes complexes de confidentialité des données et à garantir une conformité continue.
La conformité au RGPD n'est pas seulement une obligation légale, mais également un impératif stratégique pour les entreprises : elle permet de fidéliser les clients et d'améliorer la réputation de la marque auprès des clients tout en évitant les responsabilités légales et les sanctions financières. Le respect de la réglementation atténue le risque de violations de données et de cyberattaques, protégeant ainsi les informations sensibles contre d'éventuelles fuites.
Dans le domaine de la réglementation américaine sur la confidentialité des données, le CCPA (California Consumer Privacy Act) est l'équivalent du RGPD. Cette législation étendue en Californie confère aux résidents une meilleure compréhension et une autorité accrues en ce qui concerne la collecte et l'utilisation de leurs informations personnelles par les entreprises.
Il est conseillé de réaliser un audit de conformité au RGPD au moins une fois par an. Cependant, la fréquence de ces audits doit être déterminée en fonction de plusieurs facteurs, notamment de toute modification des protocoles de sécurité des données de votre entreprise, des mises à jour des politiques de prévention des violations de données et de l'adoption de nouvelles technologies au sein de votre organisation.
Le non-respect des réglementations du RGPD peut entraîner des amendes administratives pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros, soit 4 % du chiffre d'affaires mondial annuel, la valeur la plus élevée étant retenue. Cependant, en réalité, les amendes infligées sont généralement moins élevées et dépendent de la nature de la violation et de l'ampleur de vos efforts de conformité au RGPD.
Il n'y a aucune exception. En règle générale, toute entreprise traitant des données personnelles ou des informations personnelles identifiables (PII) est soumise aux réglementations et exigences du RGPD. Par conséquent, les propriétaires de petites entreprises sont également soumis aux mandats du RGPD, qui interdisent la collecte des informations de contact d'un individu à partir de sources telles que des cartes de visite ou des profils LinkedIn sans consentement explicite.
DPO Consulting a été créée par Marine Brogli, présidente du groupe, en tant que société spécialisée dans la protection des données personnelles. Notre objectif est d'aider les organisations de toutes tailles et de tous secteurs à se conformer au RGPD et de participer activement à la création des actifs informationnels des entreprises en démocratisant et en facilitant l'accès et la gestion de leurs données par les entreprises.
Cette vision se traduit par un service clé en main qui permet aux clients d'avoir une connaissance complète des données qu'ils traitent. Nous accompagnons tous nos clients dans leurs choix stratégiques, tant d'un point de vue organisationnel que technique, afin de protéger les données personnelles qu'ils traitent. Du conseil au support, en passant par la formation et même l'externalisation du rôle de DPO, DPO Consulting répond à tous vos besoins en matière de protection des données de manière adaptée. Tout au long du cycle de vie de vos traitements de données, les membres de l'équipe d'experts de DPO Consulting vous accompagneront afin de faire de votre conformité en matière de protection des données personnelles un véritable avantage concurrentiel.
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