Le RGPD et la conservation des données : comment rester en conformité
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un cadre réglementé par l'UE qui a remanié la sécurité des données au niveau mondial. Cela implique de gérer la manière dont les organisations collectent, traitent et stockent les données personnelles. Cela inclut la transparence des données, le consentement explicite à leur traitement et la mise en œuvre de diverses mesures de sécurité pour protéger les données de la manière la plus complète possible.
Pour faciliter la conservation des données, nous avons créé ce guide pour aider les entreprises à adopter des pratiques adaptées à leurs besoins. Commençons par comprendre ce qu'est la conservation des données dans le cadre du RGPD.
L'un des principaux aspects de la conformité au RGPD est la conservation des données, qui dicte la durée pendant laquelle les informations personnelles peuvent être stockées. Elle accorde aux individus le droit d'accéder à leurs données, de les rectifier et de les effacer à tout moment. Les violations de données devenant monnaie courante, le respect des politiques du RGPD peut contribuer à protéger la vie privée des individus ainsi que la réputation de votre organisation.
La conservation des données dans le cadre du RGPD fait référence à la gouvernance des données personnelles. Elle impose de ne conserver les données que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif auquel elles sont destinées. Le RGPD ne spécifie pas de périodes de conservation exactes pour les différents types de données ; les organisations doivent elles-mêmes déterminer les périodes de conservation appropriées. Cette période de conservation doit être déterminée en fonction de leurs activités de traitement spécifiques et de leurs objectifs commerciaux.
Les politiques de conservation vous aident à enregistrer systématiquement les données dont votre organisation a besoin. Une politique idéale de conservation des journaux du RGPD devrait faire partie d'un cadre plus large de traitement des données, tel qu'un registre des actifs informationnels (IAR). Vous pouvez également diviser les périodes de conservation en fonction du type de traitement des données ; l'une étant une base de données active et l'autre une archive intermédiaire. Le premier traite principalement des données de routine et régulières provenant des activités de l'entreprise, tandis que le second enregistre des données pour corroborer votre organisation dans des situations juridiques. Comme elles enregistrent des données en cas d'urgence, les archives intermédiaires peuvent généralement avoir des périodes de conservation plus longues.
Le respect des règles de conservation des données du RGPD est important pour éviter les sanctions financières et l'atteinte à la réputation de votre organisation. En adhérant aux principes de conservation des données du RGPD, votre organisation démontre son engagement en faveur de la confidentialité et de la transparence des données, renforçant ainsi la confiance des consommateurs et des parties prenantes. Cela réduit également le risque d'utilisation abusive des données sur la base d'informations obsolètes.
Au-delà des obligations réglementaires, le respect des directives du RGPD permet de réduire le risque de violations de données et d'accès non autorisé, tout en préservant les informations sensibles. Le cœur de la conservation des données du RGPD est le concept de minimisation des données, qui garantit que seules les données essentielles sont collectées et conservées.
La mise en œuvre d'une bonne politique de conservation des données est très importante, et la limitation, la minimisation et la précision du stockage des données du RGPD peuvent aider à définir un cadre solide à respecter. Comprenons ces principes plus en détail.
Plusieurs principes de conservation des données du RGPD visent à aider les entreprises dans leur ensemble à rester en conformité avec leurs données. Cela inclut la mise en œuvre de mesures visant à garantir l'exactitude des données, la vérification des sources des données et la prise en compte de tout défi ou mise à jour qui pourrait nécessiter une intervention. Vous pouvez également utiliser les principes suivants en tant que structure :
La minimisation des données est un principe fondamental de la conservation des données du RGPD. Elle oblige les organisations à collecter et à traiter uniquement les données nécessaires à une fin spécifique. Il garantit que la collecte de données est centrée sur le travail et empêche les intrusions dans la vie privée.
En limitant la quantité de données personnelles traitées, les organisations réduisent les risques potentiels associés aux violations de données et à leur utilisation abusive. Pour mettre en œuvre la minimisation des données, les organisations doivent effectuer des évaluations approfondies des données, identifier les finalités spécifiques pour lesquelles les données sont traitées et mettre en œuvre des mesures pour filtrer et enregistrer uniquement les informations requises.
La limitation du stockage des données du RGPD impose que les données personnelles soient conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire, et uniquement pour leurs finalités initiales. Ce principe met l'accent sur la nature temporaire de la conservation des données et sur l'importance d'un examen régulier des données.
Les organisations doivent établir des calendriers de conservation clairs en fonction d'activités spécifiques de traitement de l'information. En outre, la mise en œuvre de pratiques de gestion des données, telles que des audits réguliers des données et leur suppression, peut aider votre organisation à se conformer aux exigences de limitation du stockage des données du RGPD.
En suivant ces paramètres de base, nous pouvons contribuer à protéger la vie privée des individus en veillant à ce que les données personnelles ne soient pas stockées inutilement.
Avant l'introduction du RGPD, des règles étaient déjà en place pour protéger les données. Le RGPD a désormais unifié ces principes au niveau de l'UE afin de maximiser la protection des données. Au cœur de la réglementation du RGPD se trouve le principe de conservation des données, qui dicte la durée pendant laquelle une entreprise peut stocker des informations personnelles.
La politique de conservation des données du RGPD impose que les données personnelles ne soient conservées que pendant la période nécessaire à la réalisation de leur objectif. Le nettoyage régulier de vos données permettra également d'optimiser votre stockage et de rationaliser les processus de gestion des données. Cela empêchera également votre réseau de données d'accumuler des données obsolètes.
Le règlement ne prescrit pas de périodes de conservation spécifiques, ce qui donne aux organisations une certaine flexibilité lorsqu'il s'agit de déterminer les délais en fonction de leurs objectifs. Cependant, cette flexibilité s'accompagne de la responsabilité de justifier ces décisions et d'enregistrer la documentation du processus.
Pour garantir la conformité aux exigences de conservation des données du RGPD, les organisations doivent respecter les principes fondamentaux suivants :
Lors de la détermination des périodes de conservation des données appropriées dans le cadre du RGPD, les organisations doivent prendre en compte divers facteurs tels que la nature des données, les obligations contractuelles, les exigences légales et les risques potentiels potentiels à l'avenir. Une politique complète de conservation des données, associée à des audits réguliers et à la formation des employés, est nécessaire à cet égard.
L'application des politiques de conservation des données peut présenter de nombreux défis. L'un des principaux défis consiste à gérer les grands volumes de données de votre organisation en raison de l'évolution de vos opérations commerciales.
Pour surmonter ces obstacles, les organisations peuvent adopter des pratiques de gestion des données telles que la cartographie, la classification et la catégorisation des données. L'utilisation de la technologie new wave contribuera également à améliorer de manière significative la gestion de votre conservation des données. Balayage rapide des serveurs internes et du stockage par un ordinateur avancé logiciel, peut déterminer exactement quelles données sont transmises au sein de l'entreprise et entre celle-ci.
Les outils avancés d'analyse des données peuvent également aider à détecter rapidement les anomalies sans aucune marge d'erreur, comme dans le cas d'un traitement manuel.
Le RGPD impose que les données personnelles ne soient pas conservées indéfiniment. Bien que les périodes de conservation spécifiques ne soient pas explicitement déterminées, le règlement met l'accent sur le principe de limitation des finalités. Le principal critère est que les données ne doivent être collectées et stockées que le temps nécessaire pour atteindre leur objectif.
Bien qu'il n'existe pas de solution universelle, il est important que les organisations établissent elles-mêmes des directives pour la conservation et la suppression des données. Les exigences légales peuvent imposer des périodes de conservation plus longues pour certaines données, mais le principe général est de minimiser la durée de stockage. C'est pourquoi il est important d'organiser des audits de données réguliers afin d'identifier les données qui ne sont plus nécessaires.
Pour déterminer la période de conservation appropriée, les organisations doivent prendre en compte plusieurs facteurs : la conformité à la législation applicable, le respect des directives des autorités de surveillance locales et l'alignement sur les objectifs commerciaux.
La législation définit différents types de périodes de suppression ; après expiration, il ne doit pas s'écouler plus de 6 mois et un maximum de 12 mois avant que les données ne soient effacées. Toutefois, dans des circonstances telles que l'archivage d'intérêt public ou la recherche scientifique, des périodes de conservation plus longues peuvent être justifiées, à condition que des garanties appropriées soient mises en place.
En fin de compte, l'objectif est de trouver le juste équilibre entre les besoins opérationnels et la confidentialité individuelle.
La gestion du cycle de vie des données personnelles est un aspect essentiel de Conformité au RGPD. Une fois la période de conservation prédéterminée des données dépassée, les organisations doivent décider de la marche à suivre. Cela implique généralement la suppression ou l'anonymisation des informations :
La suppression des données personnelles est l'approche la plus simple. Cependant, il est essentiel de s'assurer que le processus de suppression est complet et irréversible. Cela implique non seulement de supprimer les données des systèmes actifs, mais également de supprimer les copies de sauvegarde.
Il est essentiel de prendre en compte l'impact de la suppression sur les autres processus. Par exemple, la suppression des dossiers clients peut affecter les outils de reporting ou d'analyse. C'est pourquoi il est important de planifier soigneusement le processus afin d'éviter toute interruption du flux de travail.
L'anonymisation implique la suppression de toutes les informations personnelles identifiables des données. Il est donc impossible de le relier à une personne en particulier. Cette approche est utile lorsque les données ont une valeur historique ou analytique mais n'ont plus besoin d'être associées à des personnes spécifiques. Cependant, une fois que les données sont anonymisées, elles n'entrent pas dans le champ d'application du RGPD, ce qui supprime la nécessité de limiter leur conservation.
Le processus comporte ses propres défis. Pour être réellement efficace, elle doit être irréversible. Toute information résiduelle qui pourrait être utilisée pour réidentifier des personnes rend le processus superflu. Des techniques telles que la généralisation ou l'agrégation peuvent être utilisées. Mais ceux-ci doivent être soigneusement sélectionnés pour s'assurer qu'ils répondent au niveau d'anonymat requis.
La mise en œuvre du bon processus de suppression et d'anonymisation des données peut s'avérer complexe en raison de plusieurs facteurs :
Pour relever ces défis, les entreprises devraient investir dans des outils et des technologies de gestion des données capables de gérer efficacement vos données. Audits réguliers, la formation du personnel et la mise à jour des changements organisationnels sont autant de pratiques efficaces de conservation des données.
La mise en œuvre d'une stratégie efficace de suppression et d'anonymisation des données nécessite une combinaison de planification minutieuse, de solutions technologiques et d'une structure organisationnelle appropriée. Voici quelques stratégies clés à envisager :
En conclusion, nous avons dressé une liste des pratiques et des mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que votre organisation se conforme aux politiques du RGPD à tout moment :
La mise en conformité avec le RGPD peut être difficile, mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. À DPO Consulting, nous sommes spécialisés dans la fourniture de services complets d'audit RGPD qui vous offrent une vue complète à 360° de l'état de conformité de votre organisation. Nos plans d'action sur mesure abordent tous les problèmes opérationnels et stratégiques.
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La minimisation des données consiste à sélectionner les informations que vous collectez. Cela signifie que vous ne collectez que les données dont vous avez absolument besoin pour atteindre votre objectif.
Le RGPD met l'accent sur la conservation des données le plus rapidement possible. Vous ne devez conserver les informations que le temps que vous en avez besoin. Il existe des exceptions, par exemple lorsque les lois vous obligent à conserver certaines données pendant une période donnée. Mais en général, si vous n'en avez plus besoin, il est préférable de le supprimer.
Investir dans les efforts de conformité au RGPD peut peser lourdement sur les grandes entreprises ainsi que sur les petites et moyennes entreprises (PME). Le recours à une ressource ou à une assistance externe peut alléger la charge d'un audit interne pour l'ensemble des entreprises et alléger la pression sur les finances, les capacités technologiques et l'expertise de l'entreprise.
Les auditeurs externes et les partenaires experts tels que DPO Consulting sont bien placés pour aider les organisations à gérer efficacement la nature complexe des audits du RGPD. Ces professionnels formés agissent comme une extension de votre équipe, aidant à rationaliser les processus d'audit, à identifier les domaines à améliorer, à mettre en œuvre les changements nécessaires et à garantir la conformité au RGPD.
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