Liste de contrôle de conformité au RGPD : 12 étapes critiques
Le RGPD est l'une des lois de confidentialité et de sécurité les plus strictes au monde. Depuis 2018, elle s'est forgée la réputation d'être l'une des réglementations les plus méticuleuses, avec des règles qui concernent tous les aspects du traitement des données. Le règlement prône la légalité, la transparence et l'équité de la collecte et du traitement des données tout en garantissant la confidentialité des responsabilités des clients et des organisations dans ces procédures.
Toute entreprise qui cible ou collecte des données sur des personnes de la région de l'UE a besoin d'un plan de conformité au RGPD. En effet, le RGPD donne plus de pouvoir aux utilisateurs en leur permettant de mieux contrôler leurs informations personnelles.
Les conséquences peuvent être importantes pour les entreprises qui ne se conforment pas au RGPD. En 2021, par exemple, Amazon a échoué à son audit du RGPD et s'est vu infliger une amende de 746 millions d'euros en raison de l'utilisation non autorisée de publicités ciblées, réalisée sans obtenir le consentement des consommateurs. Cependant, en cochant votre liste de contrôle de conformité au RGPD, vous ne vous contentez pas d'éviter de graves conséquences financières, c'est aussi :
Avant de nous pencher sur la manière de se conformer au RGPD, il est important de comprendre que
La personne qui décide pourquoi et comment les données personnelles seront traitées.
Un sous-traitant est responsable du traitement des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement. Une entité tierce chargée du traitement des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement des données désigné est soumise à des dispositions réglementaires distinctes dans le cadre du RGPD.
La personne dont les données sont traitées. Il s'agit de vos clients ou des visiteurs de votre site.
Établissez la justification légale (consentement, contrat, obligation légale ou intérêts vitaux) pour chaque cas de collecte et de traitement de données en identifiant et en documentant le fondement juridique de chaque activité de traitement des données entreprise par votre organisation.
Ne collectez que les données personnelles essentielles à vos fins commerciales.
Assurez-vous que votre organisation ne conserve aucune donnée plus longtemps que nécessaire. Une fois la période de conservation terminée, mettez en œuvre des procédures pour supprimer les données en toute sécurité.
La réglementation oblige les entreprises à fournir des avis de confidentialité clairs expliquant la collecte, l'utilisation et la sécurité des données. Les entreprises devraient également permettre aux particuliers de consulter facilement leurs données et d'exercer ces droits :
Le RGPD impose aux entreprises un délai d'un mois pour répondre aux demandes des personnes concernées. Si un utilisateur demande l'accès aux données que vous détenez à son sujet, vous aurez un mois pour répondre en fournissant une copie de ses données dans un format couramment utilisé et lisible par machine. De même, vous disposez d'un mois pour corriger toute donnée inexacte ou incomplète si un utilisateur en fait la demande. Ce délai s'étend à d'autres droits tels que l'effacement, la restriction du traitement et la portabilité des données.
Pour garantir la conformité au RGPD, donnez la priorité à la sécurité des données. Mettez en œuvre des mesures robustes telles que le cryptage pour brouiller les données pour un accès autorisé uniquement. Restreignez les personnes autorisées à accéder aux données personnelles grâce à des contrôles d'accès. Sauvegardez régulièrement vos données pour garantir leur restauration en cas d'incident. Enfin, élaborez un plan complet de réponse aux incidents pour identifier, traiter et signaler efficacement les violations de données.
Le RGPD promeut une approche proactive de la protection des données, encourageant les entreprises à intégrer les considérations relatives à la confidentialité des données dès le début de tout projet. Ce principe de « protection de la vie privée dès la conception » met l'accent sur plusieurs stratégies. Tout d'abord, la minimisation des données se concentre sur la collecte des données personnelles essentielles réellement nécessaires à la réalisation des objectifs de votre projet. La limitation des finalités nécessite de définir clairement pourquoi vous collectez des données et de vous assurer qu'elles ne sont utilisées qu'à cette fin spécifique. La pseudonymisation des données, en revanche, encourage l'utilisation d'alternatives non identifiables dans la mesure du possible, minimisant ainsi les risques pour la confidentialité. Enfin, Évaluations d'impact sur la confidentialité (PIA) sont essentiels pour analyser les nouveaux projets et identifier les risques potentiels liés à la confidentialité des données qui pourraient devoir être traités avant leur lancement.
Le personnel doit être informé des réglementations du RGPD par le biais d'une formation complète. Cette formation devrait couvrir les éléments essentiels : comprendre les principes du RGPD, identifier les données personnelles, suivre les procédures de traitement des données et reconnaître et signaler les violations de données.
Le succès de la conformité au RGPD dépend du choix du fournisseur avec lequel travailler. Lorsque vous utilisez des services tiers qui traitent des données personnelles, assurez-vous qu'ils sont conformes au RGPD. Évaluez leurs pratiques de sécurité ainsi que leurs accords de traitement des données et évaluez leur capacité à traiter les demandes des personnes concernées.
Lors du transfert de données en dehors de l'UE, le RGPD exige de s'assurer que le pays destinataire offre une protection adéquate des données. Les clauses contractuelles types (SCC) préapprouvées proposent une méthode, tandis que les règles d'entreprise contraignantes (BCR) permettent aux entreprises multinationales d'établir des règles internes de transfert de données.
Démontrez votre engagement à l'égard du RGPD en tenant des registres clairs de vos efforts de conformité. Cela comprend un inventaire des données répertoriant toutes les données personnelles que vous collectez, un registre des activités de traitement (ROPA) détaillant vos actions de traitement des données et des politiques et procédures documentées relatives à la confidentialité des données.
Tirez parti de l'expertise d'un délégué à la protection des données (DPO). Ils peuvent vous aider à mettre en œuvre les exigences du RGPD, à résoudre les problèmes complexes de confidentialité des données et à garantir une conformité continue.
En suivant ces 12 piliers fondamentaux du cadre de conformité au RGPD, les entreprises démontrent leur engagement à respecter les droits des personnes concernées, en renforçant la confiance avec les clients et en atténuant le risque de sanctions coûteuses en cas de non-conformité. Alors que le paysage réglementaire continue d'évoluer, il est primordial de se tenir au courant de l'évolution du RGPD et de remédier de manière proactive aux lacunes en matière de conformité. Elle apporte de nombreux avantages aux entreprises, notamment une meilleure protection des données et une meilleure réputation.
DPO Consulting a été créée par Marine Brogli, présidente du groupe, en tant que société spécialisée dans la protection des données personnelles. Notre objectif est d'aider les organisations de toutes tailles et de tous secteurs à se conformer au RGPD et de participer activement à la création des actifs informationnels des entreprises en démocratisant et en facilitant l'accès et la gestion de leurs données par les entreprises.
Cette vision se traduit par un service clé en main qui permet aux clients d'avoir une connaissance complète des données qu'ils traitent. Nous accompagnons tous nos clients dans leurs choix stratégiques, tant d'un point de vue organisationnel que technique, afin de protéger les données personnelles qu'ils traitent. Du conseil au support, en passant par la formation et même l'externalisation du rôle de DPO, DPO Consulting répond à tous vos besoins en matière de protection des données de manière adaptée. Tout au long du cycle de vie de vos traitements de données, les membres de l'équipe d'experts de DPO Consulting vous accompagneront afin de faire de votre conformité en matière de protection des données personnelles un véritable avantage concurrentiel.
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