Qu'est-ce qu'un accord de traitement des données (DPA) et pourquoi est-il important ?
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Les données constituent l'un des actifs les plus précieux que l'on puisse posséder. Il est également très recherché par diverses entreprises mondiales, ce qui se traduit par des pratiques de collecte de données à grande échelle dans le monde entier.
Quelle est l'importance de vos données personnelles et pourquoi sont-elles recherchées par les entreprises ? La collecte de données est une pratique qui aide généralement les entreprises à augmenter leur chiffre d'affaires mondial pour un meilleur marketing ou pour envoyer des publicités ciblées aux internautes pour diverses raisons : aider les entreprises à comprendre un groupe démographique en particulier pour améliorer leur marketing.
Dans de telles circonstances, il est naturel de défendre ses pratiques de confidentialité et de collecte de données éthiques. Pour protéger les données personnelles des personnes, les pays et les organisations du monde entier ont mis en place diverses réglementations visant à préserver l'intégrité des données et à empêcher la perte de confiance des personnes concernées.
Un type d'accord souvent suivi est le contrat de traitement des données (DPA), communément appelé accord de protection des données ou accord de traitement des données. Un DPA est souvent une exigence obligatoire pour les entreprises qui collectent ou traitent les données personnelles de leurs utilisateurs et clients, avant de les transmettre à des tiers.
Alors, qu'est-ce qu'un DPA et quelle est sa pertinence aujourd'hui ? Cet article fournira un aperçu complet d'un APD et de ses nombreux aspects, de ses composants clés aux meilleures pratiques à mettre en œuvre pour rédiger un DPA solide.
Commençons par les bases, en comprenant ce qu'est un DPA. Un accord de protection des données est un contrat légal signé entre deux parties : l'entreprise qui collecte les données privées de ses clients et utilisateurs et une organisation tierce qui traite les données collectées.
Selon la juridiction de l'entreprise, les termes et réglementations d'un DPA peuvent différer. Cependant, l'objectif principal d'une DPA est de réglementer les données collectées et partagées entre les deux parties, en garantissant aux utilisateurs, aux consommateurs et plus généralement aux personnes concernées que leurs données sont protégées et seront traitées conformément aux lois pertinentes.
Une réglementation importante en matière de protection des données formulée par l'UE (Union européenne) est le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui régit la manière dont les entreprises peuvent utiliser, traiter et stocker les données personnelles. Une autre loi bien connue est la California Consumer Privacy Act (CCPA), mise en œuvre pour renforcer les droits à la vie privée et la protection des consommateurs des personnes vivant dans l'État de Californie. De même, de nombreux pays ont des lois différentes en matière de protection des données, mais un DPA est une pratique courante pour de nombreuses organisations dans le monde.
Parmi les autres réglementations mondiales bien connues en matière de protection des données, citons :
En tant qu'entreprise, à quoi vous servirait un DPA ? Pour vous assurer que vous êtes responsable de la mise en œuvre des étapes et des mesures de sécurité pertinentes tout au long des pratiques de collecte et de traitement des données.
Par exemple, si vous décidez de faire appel à une organisation tierce (par exemple, une organisation basée sur les services cloud) pour externaliser le traitement des données de vos utilisateurs, vous devez signer un contrat de traitement des données. Le contrat consolidera l'accord entre les deux parties en garantissant que l'organisation tierce respecte les principes de la sécurité de l'information, prévient toute fuite de données ou autre incident de sécurité et se conforme aux lois pertinentes en matière de protection des données.
Il est bien connu que la plupart des entreprises font appel à des organisations tierces pour le traitement de leurs données. Cela peut prendre la forme d'analyses, de données marketing, de stockage dans le cloud, de CRM, etc. La signature d'un accord de confidentialité des données augmente vos chances de :
Après avoir compris ce qu'est un DPA, examinons les principaux éléments qui le composent. Ces éléments jouent un rôle essentiel dans la rédaction d'un accord solide et détaillé entre les parties concernées.
Un élément clé d'un DPA est de définir clairement la portée et la finalité du traitement des données. Cette section peut contenir des informations telles que :
Toutes les parties concernées peuvent garantir la conformité en définissant clairement leurs obligations et responsabilités. Dans ce cas, la responsabilité incombe au responsable du traitement des données (l'organisation tierce) et au responsable du traitement.
Cette section définira les responsabilités des processeurs de données et la manière dont ils procéderont au traitement des données, conformément aux instructions définies par le responsable du traitement. Tout écart par rapport aux instructions mises en œuvre doit être traité par un canal légal.
Cette section doit également indiquer clairement qu'à la fin du traitement, le responsable du traitement conservera les droits sur les données et déterminera ce qu'il doit en faire.
Un accord de protection des données est incomplet sans un projet détaillé des mesures de sécurité mises en place pour garantir l'absence de violation. Ces mesures pourraient aborder des sujets tels que :
De nombreux processeurs de données accèdent souvent à des certifications formalisées ou élaborent un code de conduite attestant les protocoles mis en œuvre. Les deux mesures sont des options populaires et sont conformes au RGPD.
Cette composante d'un DPA décrit les responsabilités du responsable du traitement des données en matière de mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pertinentes pour répondre à toutes les demandes des personnes concernées.
Cela signifie que le sous-traitant doit informer le responsable du traitement s'il reçoit une demande de la part des personnes concernées, par exemple l'accès à leurs données. Le sous-traitant doit également indiquer qu'il ne répondra pas à de telles demandes à moins que les instructions documentées du responsable du traitement ne soient fournies.
Si les deux parties conviennent d'utiliser un sous-traitant, il doit également y avoir un addendum à cet effet. Un sous-traitant est une organisation engagée par le principal responsable du traitement des données pour traiter les données personnelles, pour le compte du responsable du traitement. Bien que l'embauche de sous-traitants soit également une pratique courante, il doit exister un ensemble de réglementations strictes pour garantir la conformité des données.
Cela implique des clauses et des instructions relatives au type de données auquel le sous-traitant peut accéder, à la durée de possession des données, aux procédures de traitement des données, aux mesures de sécurité qui seront mises en œuvre par le sous-traitant, etc.
Un DPA doit contenir des clauses relatives aux mesures que les deux parties peuvent prendre en cas de violation de données. Conformément aux directives du RGPD, le sous-traitant doit en informer rapidement le responsable du traitement dans de telles circonstances et fournir suffisamment d'informations au responsable du traitement, ce qui lui permet de signaler cette situation à l'autorité de surveillance compétente ainsi qu'aux utilisateurs, aux consommateurs et, plus généralement, à toute personne concernée, le cas échéant.
Il existe également des clauses relatives à la manière dont le sous-traitant peut aider le responsable du traitement à enquêter, à atténuer et à remédier à la violation.
Une DPA doit disposer de directives claires sur les politiques de suppression et de conservation des données. Le RGPD stipule que le responsable du traitement des données doit supprimer et faire supprimer toutes les copies des données personnelles de l'entreprise du responsable du traitement conformément au calendrier stipulé dans l'accord.
Après avoir expliqué ce qu'est une DPA et ses principaux composants, voyons comment une DPA facilite la conformité au RGPD. Il existe plusieurs principes d'un confidentialité des données un accord qui fait le travail, y compris :
Le RGPD dispose d'un ensemble de règles strictes qui régissent la base juridique sur laquelle une partie peut effectuer le traitement des données. Les responsables du traitement et les organisations tierces disposent d'une base légale pour le traitement des données dans au moins l'une des situations suivantes :
Le responsable du traitement et le sous-traitant conviennent de certains mécanismes pour protéger le processus de transfert de données. Le GDPR répertorie un ensemble d'outils de transfert considérés comme des « garanties appropriées » pour le transfert de données personnelles. Les principaux types d'outils pertinents pour les entreprises privées sont les suivants :
Chaque accord de traitement des données comportera un ensemble de clauses relatives à audits. Dans cette section, il peut y avoir des clauses relatives à :
Un DPA peut être un document très complexe à parcourir. Comprendre les pratiques clés utilisées par de nombreuses entreprises peut vous aider à rédiger un DPA solide.
En fonction de votre organisation, des parties concernées et de l'étendue des activités de traitement des données, votre DPA sera composé de différentes clauses. Veillez toutefois à inclure les clauses suivantes lors de la formulation de votre DPA :
Bien que le RGPD ne contienne aucune directive spécifique concernant la fréquence à laquelle un DPA doit être révisé, de nombreuses entreprises ont pour habitude de revoir et de mettre à jour régulièrement leurs DPA.
Cela est le plus souvent fait par des organisations qui traitent des données personnelles hautement sensibles. N'oubliez pas qu'en cas de changement significatif dans l'activité de traitement des données, le DPA doit être mis à jour ou un nouveau doit être rédigé.
Ces modifications peuvent inclure :
L'essence d'un DPA réside dans la responsabilité mutuelle entre les parties concernées. Cela peut être réalisé en décrivant les responsabilités, les obligations et les indemnités du responsable du traitement des données, du responsable du traitement des données et de toute autre partie impliquée (par exemple un sous-traitant).
Il est toujours recommandé de connaître les erreurs courantes commises lors de la rédaction d'un accord de confidentialité des données afin d'éviter de répéter ces erreurs.
Le RGPD contient des termes très spécifiques qui doivent être inclus dans tous les APD. Seule l'inclusion de certains d'entre eux ne sera pas conforme au RGPD. N'oubliez pas que plus votre DPA est détaillé et que vous effectuez des recherches sur les conditions obligatoires, plus vous avez de chances d'éviter des conséquences juridiques.
Par exemple, de nombreuses organisations incluent la plupart des termes obligatoires dans leur DPA, mais peuvent oublier ou choisir de ne pas aborder des clauses et des dispositions telles que le sous-traitement des données. En cas de violation de données, l'absence de ce terme dans le DPA pourrait avoir des conséquences pour le sous-traitant et le responsable du traitement.
Il est essentiel de spécifier le type de données qui seront traitées dans le contrat entre le responsable du traitement et le sous-traitant.
Un DPA générique qui ne précise pas le type de données à traiter sera considéré comme non conforme au RGPD, ce qui peut entraîner des conséquences juridiques et des sanctions pour les coupables.
Le maintien de la sécurité et de l'intégrité des données est l'un des aspects les plus cruciaux du traitement des données, et un protocole de sécurité détaillé doit être intégré à la DPA par les deux parties. En l'absence de protocoles clairs, les risques de violation de données sont plus élevés, ce qui peut placer votre entreprise dans une position très vulnérable.
Cela s'applique à chaque section, addendum et clause d'un DPA. L'ambiguïté d'un DPA peut donner lieu à des interprétations erronées, à des malentendus et, en cas de violation de données, à des sanctions. Ne prenez aucune section de votre DPA à la légère. Assurez-vous que chaque processus, mécanisme et protocole est défini avec la plus grande clarté, non seulement pour éviter des problèmes juridiques, mais également pour faciliter le processus pour les parties concernées.
Nous savons ce qu'est un DPA ; voyons maintenant ce que signifie un DPO (délégué à la protection des données).
Un DPO est chargé de superviser la procédure de traitement des données au sein de son organisation. Ils s'efforcent de garantir que les données personnelles du personnel, des clients et des autres personnes impliquées restent en sécurité et que toutes les procédures sont conformes aux normes locales ou mondiales de protection des données.
Le DPO conseille l'organisation sur ses obligations en matière de protection des données, et plus précisément sur la portée de l'accord de traitement des données. Cela inclut :
Le DPO veille à ce que l'organisation respecte les conditions de la DPA en :
Le DPO évalue tous les risques liés aux activités de traitement des données et veille à ce que le DPA comprenne des dispositions visant à atténuer les risques, telles que :
Le DPO est l'intermédiaire de contact entre l'organisation et ses sous-traitants pour :
Le DPO audite périodiquement les processeurs de données pour garantir la conformité à la DPA, ce qui implique :
Même après tous les protocoles de sécurité, un incident de sécurité des données se produit ; dans un tel scénario, le DPO s'assure que le sous-traitant respecte les conditions de notification des violations de la DPA et contribue au processus de résolution.
Naviguer dans les nuances d'un DPA peut être difficile pour de nombreuses organisations. Faire appel aux services d'un cabinet de conseil DPO peut non seulement atténuer vos doutes, mais aussi rationaliser votre processus et fournir des conseils d'experts pour faciliter votre accord de traitement des données.
DPO Consulting a plus de huit ans d'expérience dans le conseil et a guidé plus de 800 clients dans le monde entier en matière de protection des données personnelles et de conformité au RGPD. Engagée à aider les entreprises à se conformer au RGPD et à mettre en œuvre des DPA infaillibles, DPO Consulting adapte des solutions pour garantir que votre entreprise évite les sanctions et dispose d'une procédure de traitement des données sans tracas avec des organisations tierces.
Investir dans les efforts de conformité au RGPD peut peser lourdement sur les grandes entreprises ainsi que sur les petites et moyennes entreprises (PME). Le recours à une ressource ou à une assistance externe peut alléger la charge d'un audit interne pour l'ensemble des entreprises et alléger la pression sur les finances, les capacités technologiques et l'expertise de l'entreprise.
Les auditeurs externes et les partenaires experts tels que DPO Consulting sont bien placés pour aider les organisations à gérer efficacement la nature complexe des audits du RGPD. Ces professionnels formés agissent comme une extension de votre équipe, aidant à rationaliser les processus d'audit, à identifier les domaines à améliorer, à mettre en œuvre les changements nécessaires et à garantir la conformité au RGPD.
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