Systèmes RH et RGPD : guide de conformité pour la gestion des données des employés
Le service des ressources humaines de toute organisation doit protéger les informations personnelles de ses employés. Dans le cadre du RGPD, les données RH sont traitées comme données personnelles, de sorte que tout est couvert, des noms aux coordonnées, en passant par le paiement et les dossiers médicaux. Cela signifie que la stratégie RGPD du système RH de votre entreprise est vitale : vous avez besoin de politiques, de notifications et de contrôles techniques clairs pour protéger les données sensibles des employés. Le RGPD actuel (et les lois similaires dans le monde entier) confèrent aux individus des droits renforcés sur leurs informations, de sorte que les systèmes RH doivent être transparents et sécurisés. Ce guide explique pourquoi le RGPD est important pour les RH, décrit les obligations fondamentales (telles que la minimisation et droits de la personne concernée), et décrit les fonctionnalités et les pratiques des logiciels RH qui garantissent la conformité et la sécurité des dossiers des employés.
Le RGPD n'est pas qu'une question informatique ; il est au cœur de la manière dont les RH traitent les données des employés. Tout d'abord, les données des employés sont très sensibles. Les fichiers RH contiennent des informations telles que des informations sur la santé, l'appartenance syndicale ou même des données biométriques, qui sont toutes catégorie spéciale données dans le cadre du RGPD. Les données régulières (noms, adresses, dossiers de performance, etc.) sont également couvertes, les RH doivent donc les traiter avec soin. Selon la loi, les ressources humaines doivent transparent, sécurisé et responsable lors du traitement de données personnelles. Vous devez concevoir votre système et vos pratiques RH en fonction de ces droits (souvent appelés droits de la personne concernée) pour éviter de lourdes amendes et une atteinte à la réputation.
Les systèmes RH collectent un large éventail de données personnelles (des CV et des coordonnées aux données de paie et aux dossiers de santé). Une grande partie de ces données est intrinsèquement privée : les dossiers médicaux ou les scans biométriques, par exemple, nécessitent une protection supplémentaire en vertu du RGPD. Même les détails banals tels que les adresses et les numéros de téléphone sont considérés comme des données personnelles. Étant donné que les ressources humaines traitent ces informations au quotidien, il est essentiel de minimiser ce que vous collectez et de sécuriser ce que vous stockez.
Le RGPD ne se limite pas aux entreprises de l'UE. Toute organisation traitant les données personnelles des citoyens de l'UE, y compris ses employés, doit se conformer, même si elle est basée aux États-Unis, au Canada ou ailleurs. Les lois américaines telles que la CCPA/CPRA sont similaires, et d'autres régions ont leurs propres règles (par exemple, la LPRPDE au Canada, la PDPA en Asie). Cela signifie que le RGPD et les ressources humaines vont de pair à l'échelle mondiale : le fait de disposer de pratiques RH conformes au RGPD (et de logiciels RH conformes au RGPD) permet souvent de satisfaire également à d'autres lois sur la confidentialité. Les entreprises doivent assumer que les obligations du RGPD s'appliquent chaque fois que les données RH des citoyens de l'UE sont impliquées.
Dans le cadre du RGPD, chaque action relative aux données RH nécessite un code valide base légale. Les bases légales sur lesquelles une organisation peut traiter les données de ses employés sont les suivantes :
En vertu du RGPD, les services des ressources humaines doivent identifier une base légale avant de traiter les informations des employés. Les motifs les plus courants sont l'exécution du contrat de travail ou le respect des obligations légales. Par exemple, un système RH peut avoir besoin de traiter les coordonnées bancaires pour payer les salaires, ou de communiquer les données des employés aux autorités fiscales et de sécurité sociale. Ces activités sont nécessaires au contrat ou requises par la loi, ce qui en fait des bases valables au titre du RGPD.
Dans certains cas, les ressources humaines peuvent traiter les données sur la base des intérêts légitimes de l'employeur, à condition que ces intérêts ne l'emportent pas sur les droits des employés. Par exemple, la surveillance des présences à des fins de productivité ou la garantie de la sécurité sur le lieu de travail peuvent être admissibles. Cependant, les RH doivent toujours trouver un équilibre entre les besoins commerciaux de l'organisation et le droit à la vie privée des employés.
Le consentement est généralement pas considéré comme fiable dans la relation de travail en raison du déséquilibre des pouvoirs entre employeur et employé. Il est déconseillé de se fier au consentement des employés pour le traitement des ressources humaines de base. Les RH devraient plutôt s'appuyer sur des contrats ou des obligations légales pour la plupart des activités. Cependant, pour des catégories particulières de données telles que les dossiers médicaux, les données biométriques ou l'appartenance syndicale, le RGPD exige un consentement explicite ou une exception légale spécifique. Par exemple, l'enregistrement d'un congé de maladie peut nécessiter un consentement explicite, à moins qu'une loi sur la sécurité au travail ne s'applique. Les équipes des ressources humaines doivent documenter ces consentements dans le système des ressources humaines, appliquer des garanties strictes et éviter de collecter inutilement des données sensibles.
Les systèmes RH doivent respecter les principes clés du RGPD à chaque étape. Cela inclut la transparence, la minimisation, la sécurité et le respect des droits des personnes concernées sur le lieu de travail.
Les employés doivent être informés de la manière dont leurs données sont utilisées. Le RGPD impose de sensibiliser les employés à leurs droits et aux activités de traitement qui les concernent. Par exemple, si vous effectuez le suivi des congés dans un SIRH, expliquez cet objectif au personnel et expliquez-leur comment leurs dossiers de congés sont gérés.
Collecter seulement ce qui est nécessaire. L'article 5 du RGPD stipule que les données doivent être « adéquates, pertinentes et limitées » par rapport à l'objectif. Pour les RH, cela implique de repenser les vieilles habitudes (avons-nous vraiment besoin de l'adresse personnelle des candidats, ou simplement de leur e-mail et de leur téléphone ?). Une fois les données collectées, ne les conservez que le temps nécessaire et suivez le principe de minimisation des données. Le RGPD ne fixe pas de délais fixes, mais impose à chaque organisation de définir des périodes de conservation en fonction du traitement spécifique.
Les informations relatives aux ressources humaines doivent être protégées par une sécurité robuste. Utilisez des mesures techniques telles que le cryptage, des contrôles d'accès sécurisés et des audits réguliers. Les plateformes HRIS/HRMS modernes incluent souvent des fonctionnalités de cryptage et de pseudonymisation pour rendre les données illisibles pour les utilisateurs non autorisés. Sur le plan des politiques, les plans de réponse aux violations et la journalisation des incidents permettent à votre équipe de le contenir rapidement en cas de problème et d'en informer les régulateurs et le personnel concerné.
Les employés ont toujours tous les droits du RGPD. Ils peuvent demander à voir quelles données vous détenez à leur sujet, corriger des erreurs ou même s'opposer à certains traitements. Votre système RH devrait faciliter ces demandes. Par exemple, si un employé soumet une demande d'accès aux données (DSAR), les RH doivent rassembler toutes ses informations (relatives à la paie, aux avantages sociaux, aux évaluations de performance, etc.) et les transmettre, généralement dans un délai d'un mois. De même, si quelqu'un demande la correction de l'orthographe de son nom ou de son adresse, les RH ont besoin d'un moyen rapide de mettre à jour les dossiers. Il est essentiel d'intégrer des flux de travail et des rôles clairs pour faire respecter ces droits.
Lors de la sélection ou de la configuration d'un logiciel RH, vous devez rechercher des fonctionnalités qui prennent directement en charge ces obligations. De nombreux systèmes SIRH et de paie modernes sont dotés d'outils de conformité intégrés :
Un bon système RH enregistre chaque action de l'utilisateur (qui a accédé à la fiche d'un employé, ce qu'il a modifié et quand). Cela est crucial pour la responsabilisation. En cas de problème (ou de violation de données), vous avez besoin d'un enregistrement de ce qui s'est passé. Les journaux d'audit découragent également l'espionnage non autorisé car l'activité est suivie.
Bien que les RH s'appuient rarement sur le consentement pour les fonctions essentielles, il existe des situations (bulletins d'information, enquêtes auprès des employés, programmes de bien-être) où le suivi du consentement est important. Les plateformes RH incluent souvent des centres de préférences où les employés peuvent accepter ou refuser les communications non obligatoires et où les choix de consentement explicite (par exemple, pour la vérification des antécédents) peuvent être enregistrés. Cela permet de démontrer facilement la conformité si nécessaire.
L'employé du RGPD conservation des données le système devrait permettre de fixer des périodes de conservation pour différents types de données. Par exemple, après le départ d'un employé, le système peut automatiquement déclencher l'archivage ou la suppression de son e-mail et de son profil après la période requise. Les flux de travail automatisés permettent d'éviter les données « oubliées ».
Certaines plateformes RH incluent désormais des modules de gestion Demandes d'accès des personnes concernées (DSAR). Ils permettent à un employé de soumettre un DSAR via un portail et d'obtenir une confirmation lorsqu'il est rempli. En interne, le système peut générer des rapports contenant tous les champs de données personnelles de cette personne. Les outils DSAR automatisés collecteront et rédigeront les données selon les besoins et suivront le calendrier d'exécution.
Si vous utilisez une solution RH tierce, n'oubliez pas que le RGPD s'applique également à cette solution. Aux termes du RGPD, votre organisation est généralement le responsable du traitement des données et votre fournisseur de ressources humaines est un sous-traitant. Cela signifie que vous devez vous assurer que le fournisseur respecte également les règles du RGPD. Une liste de contrôle rapide :
Confirmez par écrit (via un accord de traitement des données) que votre fournisseur de ressources humaines traite les données uniquement conformément à vos instructions et met en œuvre des mesures de sécurité. Les régulateurs s'attendent à ce que les fournisseurs qui traitent des données personnelles de l'UE soient conformes. Si un SaaS RH (comme un ATS ou une application de paie) est impliqué, il doit respecter les droits du RGPD (comme la fourniture de données sur demande) et maintenir des certifications de sécurité (par exemple ISO 27001, SOC 2) pour prouver sa protection.
Avant d'intégrer ou de renouveler un fournisseur de ressources humaines, faites preuve de diligence raisonnable. Vous pouvez leur demander comment ils stockent les données, s'ils proposent un cryptage des données au repos, où se trouvent leurs centres de données et comment ils se conforment au RGPD. Consultez leurs registres des activités de traitement et tous les rapports d'audit récents.
Si votre système RH est déployé à l'international (ou utilise des serveurs cloud dans le monde entier), vous devez transfert de données transfrontalier règles. Par exemple, si les données des employés de l'UE sont stockées sur un serveur américain, ce transfert nécessite une protection légale (comme des clauses contractuelles types ou des règles d'entreprise contraignantes). Le RGPD exige que les données restent dans l'UE à moins que des mesures spéciales ne soient mises en place. Assurez-vous que tout déploiement RH international (ou un tiers utilisant des centres de données hors de l'UE) est conforme à ces règles. Documentez les mécanismes de transfert dans vos contrats fournisseurs.
Le monde des technologies RH évolue rapidement et le RGPD soulève de nouvelles questions :
De nombreuses entreprises utilisent désormais des outils d'IA pour recruter (sélection de CV, entretiens vidéo, etc.). Le RGPD fait preuve de prudence à cet égard : les décisions d'embauche entièrement automatisées (qui ont un impact significatif sur une personne) sont limitées. En pratique, si vous utilisez un outil de recrutement basé sur l'IA, vous devez disposer d'une base légale claire (par exemple, un intérêt légitime ou un consentement explicite pour les candidats) et vous devez autoriser les candidats à demander un examen humain ou à contester la décision de l'IA. Plus important encore, il est important de faire preuve de transparence quant à l'utilisation de l'IA auprès des candidats lorsque l'IA est utilisée pour le recrutement et d'expliquer comment elle influence les décisions.
Avec l'augmentation du télétravail, les systèmes RH s'intègrent souvent à des outils de surveillance (suivi du temps, sécurité des ordinateurs portables, etc.). Cela soulève des problèmes de confidentialité. Toute collecte accrue de données sur les travailleurs à distance doit toujours respecter le RGPD. Par exemple, si vous utilisez un logiciel pour suivre les frappes au clavier ou les emplacements, documentez les raisons pour lesquelles cela est nécessaire et cryptez les données. Justifiez toujours la surveillance à distance sur une base légitime (par exemple, la sécurité) et informez les employés des données collectées et des raisons pour lesquelles elles sont collectées.
Les systèmes RH modernes peuvent capturer des informations biométriques (identification par empreinte digitale, reconnaissance faciale) ou des données de santé (statut vaccinal COVID, raisons des congés médicaux). En vertu du RGPD, cela est très restreint. En règle générale, vous avez besoin d'un consentement explicite pour le traitement de données biométriques ou de santé, ou d'une exception légale très étroite. Par exemple, la collecte d'enregistrements biométriques peut nécessiter un opt-in distinct et une sécurité renforcée. De même, les données relatives à la santé dans les ressources humaines (rapports de maladie, examens d'aptitude au travail) doivent être traitées avec le plus grand soin.
En mettant la théorie en pratique, les équipes RH devraient prendre des mesures concrètes :
Si votre système RH traite des données à haut risque (par exemple, des données sensibles à grande échelle ou de nouveaux outils d'analyse), effectuez une analyse d'impact sur la protection des données. Une DPIA cartographie la manière dont les données des employés circulent dans le système et identifie les risques. Il prévoit ensuite des mesures de protection pour les atténuer. Le RGPD attend des DPIA pour les principales initiatives RH, telles que la biométrie des présences ou le profilage complet.
Consultez et actualisez tous les avis de confidentialité des employés. Assurez-vous qu'ils expliquent clairement chaque objectif du traitement et comment exercer vos droits. Intégrez les termes du RGPD dans les contrats de travail et les manuels. Il est préférable d'écrire dans un langage simple et de fournir des liens vers plus d'informations. Cela permet aux RH d'être « justes et transparentes » en ce qui concerne l'utilisation des données.
Le personnel des ressources humaines ne connaît pas automatiquement la loi sur la protection de la vie privée. Des sessions de formation régulières (et des mises à jour) sont essentielles. Parlez-leur de la minimisation des données, de la bonne gestion, des protocoles de violation et de la confidentialité. Assurez-vous que le personnel sait comment utiliser le système des ressources humaines en privilégiant la confidentialité (par exemple, comment répondre à une demande d'accès ou comment supprimer des dossiers en toute sécurité).
Planifiez des audits périodiques des données RH au sein du système. Vérifiez que les anciens enregistrements ont été supprimés conformément à la politique, que seuls les rôles autorisés y ont accès et que les documents de consentement ou de base légale sont en règle. Un audit peut révéler des sous-traitants oubliés ou des catégories de données obsolètes. Audit de conformité de DPO Consulting services peut être engagé pour un examen indépendant. Nous passerons en revue vos processus RH et proposerons un plan d'action pour combler les éventuelles lacunes. Ces audits garantissent que votre système RH reste aligné sur l'évolution des règles du RGPD et des pratiques de l'entreprise.
DPO Consulting est spécialisée dans le respect de la confidentialité des données. Pour les équipes RH, elles proposent des services tels que des services complets services d'audit de conformité qui examinent tous les aspects de la gestion de vos données RH. Nous pouvons vous guider dans la réalisation des DPIA, la rédaction des politiques de confidentialité des employés et la mise en place de calendriers de rétention. DPO Consulting fournit également des services externalisés de délégué à la protection des données (DPO) et des formations sur le RGPD adaptées aux professionnels des ressources humaines.
Toutes les données personnelles des employés (et des candidats à un emploi) sont couvertes. Cela inclut des identifiants tels que le nom, l'e-mail, l'adresse, le téléphone, les comptes financiers, etc. Cela couvre également les dossiers des employés : CV, dossiers personnels, données de paie et d'avantages sociaux, dossiers médicaux ou de congés, évaluations des performances, essentiellement tout ce qui concerne une personne en particulier. Les catégories spéciales (dossiers médicaux, données biométriques, appartenance syndicale, etc.) sont protégées de manière encore plus stricte. S'il identifie quelqu'un, le RGPD le couvre.
En général, non. En raison du déséquilibre des pouvoirs, le RGPD indique que le consentement des employés peut ne pas être donné librement. Au contraire, le traitement est généralement justifié par le contrat de travail, les obligations légales ou les intérêts légitimes de l'employeur.
Les systèmes RH devraient intégrer un flux de travail DSAR clair. Lorsqu'un employé demande ses données, le système doit rassembler tous les dossiers personnels à travers les modules (paie, avantages, profils SIRH, etc.) et permettre une livraison sécurisée. Les données doivent être examinées pour supprimer les informations confidentielles des autres avant de les envoyer.
Oui, s'ils traitent les données des employés de l'UE. Le RGPD s'applique à tout processeur de données personnelles de l'UE, quel que soit son emplacement. Même si le fournisseur se trouve en dehors de l'UE, il doit mettre en œuvre les garanties du RGPD. De plus, de nombreux pays ont des lois similaires (comme la LPRPDE au Canada), de sorte qu'un fournisseur de ressources humaines au Canada ou en Asie doit toujours adopter de solides pratiques en matière de confidentialité. Vérifiez toujours que tout fournisseur hors UE qui traite des données de l'UE utilise des mécanismes de transfert approuvés (comme les clauses contractuelles types)
L'utilisation de l'IA pour le recrutement pose plusieurs problèmes liés au RGPD. Le principal risque est la prise de décision automatisée : le RGPD interdit les décisions d'embauche entièrement automatisées qui affectent de manière significative les candidats, à moins que vous ne disposiez de garanties strictes (ce qui est rare dans le domaine des ressources humaines). Vous devez informer les candidats que l'IA est utilisée, expliquer comment elle est utilisée et leur permettre de demander un examen humain de toute décision. Les systèmes d'IA peuvent également être biaisés en fonction de caractéristiques sensibles, de sorte que l'utilisation abusive de données sensibles pourrait constituer une violation du RGPD.
En vertu du RGPD, les données personnelles doivent être conservées pas plus longtemps que nécessaire pour son objectif. Il n'existe pas de règle universelle : la conservation dépend de la finalité des données et des éventuelles exigences légales. Par exemple, certains pays exigent que les registres de paie soient conservés pendant un certain nombre d'années (par exemple 3 à 7 ans dans de nombreuses juridictions). Une fois que les données ne sont plus nécessaires pour des tâches telles que la comptabilité, les réclamations légales ou les opérations en cours, elles doivent être supprimées de manière sécurisée.
Investir dans les efforts de conformité au RGPD peut peser lourdement sur les grandes entreprises ainsi que sur les petites et moyennes entreprises (PME). Le recours à une ressource ou à une assistance externe peut alléger la charge d'un audit interne pour l'ensemble des entreprises et alléger la pression sur les finances, les capacités technologiques et l'expertise de l'entreprise.
Les auditeurs externes et les partenaires experts tels que DPO Consulting sont bien placés pour aider les organisations à gérer efficacement la nature complexe des audits du RGPD. Ces professionnels formés agissent comme une extension de votre équipe, aidant à rationaliser les processus d'audit, à identifier les domaines à améliorer, à mettre en œuvre les changements nécessaires et à garantir la conformité au RGPD.
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